2018.06.06

相手からの評価がアップ！　品格あるビジネスメールを書こう

現在のビジネスシーンにおいてメールでのやりとりは必須。ビジネスメールは、相手に端的に物事を伝えなくてはならないことから、通常のメールよりも高い表現力や語彙力が求められる。そして、ちょっと品格を感じさせる表現を織り交ぜるだけで、メールのクオリティがアップし、相手からの信頼性も高まる。メールの品格をアップできるさりげない表現を知っておけば、ビジネスがよりスムーズに進められるはずだ。

“確認メール”はスッキリと。最後に、心遣いを感じさせる表現を一筆書き添える

確認メールの基本は、必要事項を簡潔に伝えること。ただし、ちょっとした表現が相手に不快感を与えてしまうことも……。たとえば、打ち合わせ日時などをクライアントに確認する場合、「日時などをお知らせいたします」と端的に書くよりも、文頭に「念のため、」とひと言付け加えるだけで、相手に「わかっているよ！」とイライラさせずにすむ。

また、日時などの情報は、メールの文面に埋もれてしまうと見落とされる危険性があるため、文章とは別に、箇条書きにして、パッと目につくように記載しよう。最後には「お目にかかれるのを楽しみにしています」といったような、少し温かみのある文言を一筆付け加えると無味乾燥になりがちな確認メールが血の通ったメールに変化し、相手にも好印象を与えられる。

いつもの言葉を品格のある言葉に変換。語彙力がものをいう“お礼のメール”

品格のあるお礼のメールが書けるか書けないかを左右するのが、語彙力。たとえば、「ありがとうございました」という言葉の連発。何度もこの言葉がメールの中に登場すると、心がこもっていない印象を相手に与えてしまうことも。「ありがとうございました」という表現以外に「厚くお礼を申し上げます」「感謝の念に堪えません」「助かりました」といったように、語彙力をつけて表現にバリエーションをもたせたい。

また、「今日」よりは「本日」、「前々から」よりは「かねてから」といったように、言葉の引き出しをできる限り多くしておくことで、品格のあるお礼のメールを書けるようになる。
間違いやすいのが「上司に申し上げる」といったように、自社の上の者を敬う言葉を使ってしまうこと。上記は、「上司に申し伝える」が正しい表現だ。このように敬語の使い間違えは、相手に不快感を与えてしまう可能性大。敬語、尊敬語、丁寧語、謙譲語の使い分けはしっかりと学んでおきたいところだ。

メールの最後には、「今後ともよろしくお願い申し上げます」といったように、相手との関係性を今後とも続けたいというニュアンスをもつ言葉を添えることも忘れずに。

（出典：『Discover Japan_CULTURE 大人の日本語術』）
（エイサイト編集部　楠田）

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