2017.01.30

手帳をうまく使いこなせない人へ　今年こその手帳術

「手帳をうまく活用できない」「メモ欄はいつも真っ白」という人！（ハイ、私です）。手帳は無限の可能性を持つツール（のはず）。仕事の相棒になってもらいたいところなのだが、どう使えばいいかわからないというときは、手帳の達人に聞いてみるとよい。手帳評論家・館神龍彦さんにお聞きした。

「やることリスト」ならぬ、「やらないことリスト」

「やることリスト」は、タスクリストとかToDoリストなどとも呼ばれるが、仕事の中身そのもののこと。そして「やらないことリスト」は文字通りその逆だ。

それをやることが、仕事や生活の妨げになるようなことをリストアップし、やらないようにするのだ。

「やらないことリスト」は、とくに時間帯ごとに決めておくと効果的だ。館神龍彦さんの場合は、「午前中にSNS やポータルサイトのニュースなどを見ない」「21時以降はものを食べない」などをリストアップしているという。これらは仕事の予定でもタスクでもない。また毎回手帳に書くのは、ちょっと違和感がある。そこで次のような方法をとっているそう。

１．ふせんに書いて貼っておく
ひとつはふせんに書いて貼っておく方法。メモ欄の上に貼っておこう。予定が隠れないようにするのがポイント。貼り直すだけで、いちいち書く手間が省けて便利だ。粘着力が落ちてきたら、新しいふせんに書き直そう。
20170125_01_1

２．やらないことリストの星取り表
ガントチャートを使う方法もある。ガントチャートとは、プロジェクトの進捗を管理するための表のこと。この場合には、横方向の項目名にやらないことを書き、やらなかった日には○を、やってしまった日には×を書いていく。このように星取り表とすることで達成感を味わえる。ガントチャートページがなくても、その種のフォーマットのふせんなどを利用するといいだろう。
20170125_01_2

リストにあげた項目は、やってしまう可能性があるので、たまに見直そう。完全にやらなくなった項目は、書かなくてもよい。そして新たに仕事の邪魔になるような事柄が出てきたら、項目に加えよう。

理想の姿は？　それに近づくためには？　ヒントを考える

手帳は比較的近い未来の予定を書く、予定管理のツールだ。そこに、ちょっと遠い未来の姿を書いてみよう。自己啓発書によく出てくる考え方だが、仕事や家族、健康などのそれぞれのテーマについて未来の姿を書き出し、そこに近づくためのやり方を具体的な作業に落とし込んで実行するというものだ。

そこまで本格的でなくてよいので、まず「３年後」「健康」など、未来のどのタイミングにするかと、テーマを決める。利用するのは、横罫のメモページ１ページ。たとえばページの最上部に「３年後の健康状態」と書く。そして横方向に３分割する。

20170125_01_4

そして、３つの欄にそれぞれのシナリオを書いてみよう。たとえば３年後の健康状態に関して、「現状」「現在の延長」「理想」の複数のシナリオを書く。

例えば健康状態について、「理想」だと「体重はやや減少」「血圧は正常」「肩こりは解消」など各観点からの予想が可能だ。

ここまで読んでいただいた方にはもうおわかりだろうか。これは、理想に少しでも近づくために、どうすればいいかを生み出すヒントを考えるために書き出しているのだ。

どうやったら体重が減るかに関する行動の具体例を出して、予定に落とし込むことで、理想的な３年後の健康が手に入るわけだ。明日すぐに健康になることはできなくても、今日から３年後に向けてできることはたくさんあるはず。「現在の延長」がなぜそうなるのかは、日々の生活習慣がそうさせていることになる。なので、どう改善すべきかも書き出しておく。

20170125_01_5